Post-Akquisitionsphase meistern: 5 zentrale Schritte zur erfolgreichen Unternehmensentwicklung

Mit dem Signing und Closing ist der Unternehmenskauf zwar formal abgeschlossen, doch die nächste entscheidende Phase beginnt erst jetzt. Denn wer ein KMU übernimmt, betritt zunächst unbekanntes Terrain: Prozesse sind historisch gewachsen, Strukturen sind selten klar dokumentiert und Wissen ist verstreut. Die ersten Wochen und Monate nach der Übernahme fühlen sich daher oft wie die Navigation durch dichten Nebel an – mit allen damit verbundenen Unsicherheiten und einem grossen Erwartungsdruck.

Wie kannst du dich also als neuer Geschäftsführer und Inhaber durch diesen Nebel navigieren und den Punkt erreichen, an dem du das Unternehmen operativ lenken und in eine zukunftsfähige Richtung weiterentwickeln kannst? Das erfährst du in diesem Artikel.

Die Herausforderung: Vom Nachfolger zum Gestalter

Zu Beginn der Post Post-Akquisitionsphase steht oft eine emotionale und sachliche Gratwanderung: Als neuer Inhaber oder neue Inhaberin möchtest du nicht nur die Verantwortung übernehmen, sondern auch von den Mitarbeitenden akzeptiert werden. Besonders herausfordernd kann es sein, wenn du als junger Nachfolger in ein eingespieltes Team kommst, dessen Routinen und Prozesse über Jahre “gewachsen“ sind und nie klar dokumentiert wurden. Du stösst auf informelles Wissen, stille Hierarchien und Abläufe, die zwar funktionieren, aber für Aussenstehende schwer zu durchschauen sind. Das ist besonders schwierig für Aussenstehende, die es gewohnt sind, dass solche Dokumentationen in einem Unternehmen vorhanden sind.

Gerade am Anfang fehlt dir die vollständige Transparenz:

• Wer hat eigentlich bei welchem Thema das Sagen?

• Welche Prozesse und Abläufe finden wann und wie oft statt?

• Warum läuft ein Prozess auf genau diese Weise?

• Wo liegen ineffiziente Prozesse oder versteckte Chancen?

Um Akzeptanz als neuer Geschäftsführer zu gewinnen, musst du den Spagat zwischen Respekt vor dem Bestehenden und dem Mut, schrittweise Veränderungen einzuführen, schaffen. Offenheit gegenüber dem Team, aktives Zuhören und Geduld sind daher ebenso gefragt wie ein analytischer Blick und eine klare Kommunikation.

Ordnung ist die Voraussetzung für die nächste Entwicklungsstufe, denn ohne Struktur und Ordnung wird die Weiterentwicklung des Unternehmens zu einer Mammutaufgabe. Die folgenden fünf Schritte sind deshalb essenziell auf dem Weg durch eine erfolgreiche Post-Akquisitionsphase.

Der Weg durch die Post-Akquisitionsphase: 5 zentrale Schritte

1. Verstehen:

Es ist nicht aussergewöhnlich, sich zu Beginn wie ein Lehrling im eigenen Unternehmen zu fühlen. So hat auch Naomi ihre ersten Monate nach der Übernahme von buon viando beschrieben: “Wichtig ist, dass man sich für nichts zu schade ist. Dazu gehört auch, dass man anpackt, wo es nötig ist und das Unternehmen bis ins kleinste Detail kennenlernt. Ich habe mich in meinem eigenen Unternehmen mehrmals wie ein Lehrling gefühlt.”

Vieles ist nicht direkt ersichtlich, Prozesse und Abläufe sind unklar, und man muss erst einmal beobachten, viele Fragen stellen und zuhören. Dazu gehört auch, sich die Bereitschaft der bestehenden Mitarbeiter und ehemaligen Eigentümer zu erarbeiten, damit sie sich Zeit nehmen, ihr Wissen mit einem zu teilen. Ziel ist es, Wissen zu sammeln und Orientierung zu gewinnen.

2. Übernehmen:

Gerade in den ersten Wochen ist es von zentraler Bedeutung, die Stabilität des KMU zu sichern. Die Mitarbeitenden wollen die Gewissheit, dass ihr Arbeitsplatz und die Identität des Unternehmens weiter bestehen. Deshalb ist es ratsam, die Geschäftsführungsrolle sichtbar auszuüben. Zeige Präsenz, sprich regelmässig mit Mitarbeitenden und Schlüsselpersonen und gestalte die Übergabe vom Verkäufer transparent und professionell. Übernimm in dieser Zeit lieber eine Aufgabe zu viel als zu wenig, denn so lernst du die Abläufe und Prozesse am eigenen Leib am besten kennen. Das schafft Vertrauen und reduziert Unsicherheiten im Team.

3. Analysieren:

Nun folgt das systematische Mapping und Dokumentieren aller Prozesse und Zuständigkeiten. Für junge Unternehmensnachfolger stellt dieser Analyseschritt eine völlig neue Herausforderung dar. Gleichzeitig bildet er die entscheidende Grundlage, um die komplexen, informell gewachsenen Abläufe in einem KMU überschaubar zu machen.

Am Anfang stehen viele Fragen offen:

• Wer ist wofür verantwortlich?

• Welche Prozesse laufen nur "nach Gefühl”?

• Wo werden wichtige Informationen dokumentiert?

Ein systematisches Mapping und eine sorgfältige Dokumentation bringen Übersicht und Klarheit über die Abläufe. Als externe Berater helfen wir von ENEX jungen Nachfolgern dabei, blinde Flecken aufzudecken und kritische Schlüsselpositionen zu erkennen. Durch diese dokumentierte Transparenz entsteht Klarheit für alle Beteiligten und eine wertvolle Grundlage für die spätere Weiterentwicklung.

Moritz, der die Nachfolge bei Rausch Technik angetreten ist, einem Unternehmen für Rollstuhlverladesysteme und Fahrzeugumbauten für PKW, das sich auf Lösungen spezialisiert hat, die Menschen mit Mobilitätseinschränkungen helfen, ihre Unabhängigkeit zu bewahren, kann das bestätigen: “ENEX war mehr als nur ein Berater. Sie haben mich durch den gesamten Prozess begleitet, von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Integration nach der Übernahme.“

4. Neue Prozesse definieren:

Das Neudefinieren von Prozessen bietet eine grosse Chance, dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Oft zeigt sich nach dem systematischen Mapping, dass viele Abläufe veraltet sind. Jetzt gilt es, gemeinsam mit dem Team bestehende Routinen auf den Prüfstand zu stellen und sie schrittweise durch klare, dokumentierte Standards zu ersetzen. Es geht um Effizienz, Klarheit und Zukunftsfähigkeit.

Effizienzsteigerung beginnt oft mit kleinen Optimierungen wie etwa dem Umstieg von Papier auf digitale Rechnungslegung, der Einführung von Workflow-Tools oder der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Aber es geht nicht nur um Technik: Das Ziel sollte immer sein, Abläufe für alle transparenter und nachvollziehbarer zu gestalten. Wichtig ist, Mitarbeitende aktiv einzubinden und Prozesse auf ihre Praxistauglichkeit zu prüfen. Als Nachfolger solltest du nicht den Anspruch haben, alles von heute auf morgen umzukrempeln. Besser ist es, konzentrierte Veränderungen mit Bedacht zu planen und dein Unternehmen Schritt für Schritt zukunftsfähig zu machen.

5. Finale Struktur und Delegation:

Die neu definierten Prozesse müssen nun in den Arbeitsalltag überführt werden. Zudem muss die Verantwortung im Team sinnvoll verteilt werden. Das bedeutet, auch Entscheidungsbefugnisse abzugeben und Abläufe, die du vorübergehend übernommen hast, wieder zu verteilen. Das ist ein wichtiger Schritt von Kontrolle zu Vertrauen. Gerade wenn zuvor vieles am früheren Inhaber hing, ist dies für dich als neuen Geschäftsführer von entscheidender Bedeutung. Je besser du die finale Struktur aufbaust und die Prozesse verstehst, desto leichter kannst du delegieren – und gewinnst Zeit, um das Unternehmen weiterzuentwickeln.

Dabei ist es essenziell, sämtliche Veränderungen offen mit den Mitarbeitenden zu besprechen. Delegation sollte stets als Befähigung verstanden werden. Die Mitarbeitenden erhalten so die Chance, ihre Stärken einzubringen, sich weiterzuentwickeln und an neuen Aufgaben zu wachsen. Für dich als Nachfolger heisst das: Zuhören, Feedback ernst nehmen und auch nach der Übergabe wichtiger Aufgaben nah am Team bleiben.

Besonders wichtig ist eine gute Kommunikation während all dieser fünf Schritte! Solch grosse Veränderungen wie eine Unternehmensnachfolge dürfen nicht von oben herab umgesetzt werden. Eine regelmässige, offene Kommunikation mit allen Mitarbeitenden ist essenziell. Nur so holst du alle ins gleiche Boot, gibst ihnen Sicherheit und schaffst Vertrauen – sowohl kurz- als auch mittelfristig.

Ausblick auf die Weiterentwicklung des Unternehmens

Sobald diese Basis geschaffen ist, eröffnet sich der Raum für die eigentliche Weiterentwicklung und strategische Neuausrichtung deines Unternehmens. Die Erkenntnis lautet: Erst verstehen und ordnen, dann gestalten.

ENEX begleitet diesen Prozess aktiv im Hintergrund, bringt die richtigen Ressourcen an den Tisch und hilft dir dabei, den Nebel zu lichten. Wir stehen dir während der Post-Akquisitionsphase – und natürlich auch bereits davor während des gesamten Nachfolgeprozesses – begleitend zur Seite.

Wenn du Fragen hast oder Interesse an einer KMU-Nachfolge, nimm gerne direkt mit uns Kontakt auf:

📩 jeremie.vonmoos@enexgroup.ch

📩 lars.sager@enexgroup.ch